Whistleblowing – Procedura per la segnalazione di illeciti

La procedura di whistleblowing è uno strumento che la società ha adottato a tutela dei soggetti che decidono di segnalare violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

PREMESSA E QUADRO NORMATIVO

DELTA 2000 Soc. cons. a r.l.si è dotata di Modello di Organizzazione e Gestione ex D. Lgs. 231/01 con il quale ha voluto formalizzare gli impegni e le responsabilità assunti nell’ambito delle proprie attività aziendali.
La società, nel rispetto:

  • delle normative che regolamentano la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e nazionali (Direttiva UE 2019/1937, D. Lgs. 24/2023),
  • delle normative in materia di protezione dei dati personali e, in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679, al Lgs. n. 196/2003, ai provvedimenti del Garante
  • ai nuovi standard di segretezza del segnalante[1]
  • del del MOG 231 adottato

ha redatto la presente procedura “whistleblowing” per la gestione delle segnalazioni previste dal D. Lgs 24/2023.
Nei paragrafi successivi la procedura descrive le modalità la gestione delle  segnalazione.

AMBITO DI APPLICAZIONE SOGGETTIVO

Il segnalante può essere: dipendente, lavoratore autonomo che collabora con la società, liberi professionisti e consulenti, volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti, i soci e le persone con funzione di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche laddove trattasi di funzioni svolte in via di mero fatto.
La segnalazione può essere compiuta in costanza di rapporto lavorativo, nella fase di selezione, nel periodo di prova e anche successivamente allo scioglimento del rapporto se la violazione segnalata inerisce il periodo in costanza di lavoro.

CANALI DI SEGNALAZIONE INTERNA ED ESTERNA

La Società ha attivato in conformità a quanto indicato dal Decreto Whistleblowing il seguente canale di segnalazione interna che, tramite specifica piattaforma adottata da Delta 2000, consente l’invio in modalità informatica di segnalazioni in forma scritta e orale e garantisce – anche tramite strumenti di crittografia – la riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona Coinvolta e della persona comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione.
La piattaforma è accessibile attraverso il sito web, mediante apposita sezione https://whistleblowing.dataservices.it/DELTA2000
È consentito effettuare Segnalazioni Whistleblowing Anonime.
La gestione del canale interno di segnalazione è affidata a un ‘Gestore’ individuato nel Responsabile Anticorruzione e Trasparenza  della nostra società.
La segnalazione può essere effettuata:

  • 1) attraverso la piattaforma di segnalazione che protegge la riservatezza dell’identità e i dati personali di chi denuncia condotte illecite, il cui link di accesso è https://whistleblowing.dataservices.it/DELTA2000
  • 2) in forma scritta, attraverso l’utilizzo di più buste per mantenere riservata l’identità del segnalante, da inviare al ‘Gestore’ presso la società (si consiglia): via posta al seguente indirizzo: Strada del Mezzano, 10 – 44020 Ostellato (FE) ovvero ‘brevi manu’ presso la sede della società;
  • 3) in forma orale attraverso il ‘Gestore’ ovvero attraverso il portale informatico di cui si è dotata la società.

È responsabilità del segnalante, anche in forma anonima, effettuare segnalazioni in buona fede e in linea con quanto descritto dalla Procedura. Segnalazioni manifestamente infondate, opportunistiche o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o la società verranno archiviate
Laddove la segnalazione sia inviata a soggetto diverso dal ‘Gestore’, la stessa deve essere trasferita al soggetto competente a gestirla entro 7 giorni dal ricevimento della stessa.

Il segnalante può procedere ad una segnalazione esterna solo se:

  • non è previsto nel suo ambito lavorativo una modalità interna di segnalazione;
  • ha già effettuato una segnalazione interna e non ha avuto seguito;
  • il segnalante ha fondati motivi di ritenere che la segnalazione interna sarebbe priva di seguito o possa determinare ritorsioni;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne vanno compiute nel rispetto all’art. 7 e ss. del D. lgs. 24/23 nei canali espressamente previsti dalla legge.

ATTIVITA’ DEL GESTORE

Il ‘Gestore’ svolge le seguenti attività:

  • entro 7 giorni dal ricevimento della segnalazione rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento (si precida che la piattaforma provvede automaticamente all’invio di un primo avviso di ricezione appena ricevuta la Segnalazione,);
  • svolge un’analisi preliminare dei contenuti della stessa, se ritenuto dallo stesso opportuno anche con il supporto di consulenti esterni specializzati, al fine di valutarne la rilevanza in relazione all’ambito di applicazione del Decreto Whistleblowing e, in generale, della Procedura
  • mantiene interlocuzioni con il segnalante, chiedendo allo stesso ove necessario integrazioni;
  • fornisce riscontro dell’attività svolta al segnalante entro tre mesi dall’avviso di ricezione anche laddove l’accertamento dei fatti non sia conclusa;
  • si attiva affinchè gli stakeholders siamo adeguatamente informati, sulle procedure da seguire, sui presupposti per effettuare segnalazioni interne e esterne.

GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE

Il Gestore:

  • riceve le segnalazioni, le esamina e adotta tutte le iniziative ritenute necessarie al fine di accertare la fondatezza delle stesse;
  • annota la segnalazione in un apposito registro delle segnalazioni per il tempo strettamente necessario a gestire la segnalazione e non oltre 5 anni da essa;
  • analizza i fatti riferiti e i documenti (eventualmente) ricevuti;
  • ove lo ritenga opportuno, se il segnalante non è anonimo, può contattare il e convocarlo per un colloquio personale e riservato al fine di fornire i chiarimenti o le integrazioni che dovessero essere ritenute opportune o necessarie;
  • compie qualsiasi ulteriore azione ritenuta opportuna ai fini dell’accertamento della segnalazione;
  • può coinvolgere altre funzioni della Società e/o consulenti esterni. Nel caso, i soggetti coinvolti devono rispettare gli stessi vincoli di riservatezza e responsabilità del Gestore;
  • predispone e conserva i verbali degli eventuali incontri relativi alle attività di accertamento;
  • predispone e conserva una relazione sulle attività svolte;
  • in caso di segnalazione infondata, fornisce una tempestiva comunicazione al segnalante. In tal caso provvede a darne tempestiva comunicazione al Legale Rappresentante, al Collegio Sindacale e all’OdV, proponendo, d’intesa con il Legale Rappresentante, al fine di valutare un piano di intervento.

Il Gestore dovrà trasmettere all’OdV le segnalazioni inerenti il MOG 231, che provvederà alle necessarie verifiche e all’esito riferirà all’Organo amministrativo.
Sia il Gestore sia gli eventuali i soggetti coinvolti devono astenersi dall’occuparsi della segnalazione nel caso in cui sia ravvisabile anche solo un potenziale conflitto d’interesse.

AMBITO DI APPLICAZIONE OGGETTIVO

Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi del Decreto Whistleblowing devono avere ad oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza, e che consistono in:

  1. illeciti amministrativi, contabili, civili e penali commessi all’interno della società in violazione della normativa Europea – di cui all’Allegato 1 del Decreto 24/23 – in particolare, a titolo esemplificativo, in materia di: contratti pubblici, mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, reati ambientali e collegati al trattamento rifiuti, atti che ledono gli interessi finanziari dell’unione, la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali, concorrenza e aiuti di Stato, condotte di posizione dominante, violazioni della libera concorrenza;
  2. le condotte, i rischi ed i comportamenti non conformi alle leggi o alle procedure aziendali in vigore che possono in ogni caso cagionare a DELTA 2000 Soc. cons. a r.l. un danno economico o un pregiudizio di tipo reputazionale all’immagine aziendale;
  3. quanto disposto nel modello della 231 adottato.

Le Segnalazioni devono essere effettuate in buona fede, devo essere fondate, risultare chiare e senza un interesse personale del segnalante, non devono attenere ai propri rapporti individuali di lavoro. Si precisa che resta impregiudicata la responsabilità penale del Segnalante qualora una Segnalazione integri il reato di calunnia o di diffamazione o altre fattispecie di reato.

  • Per rendere possibile la gestione delle segnalazioni viene chiesto al segnalante di:
  • identificarsi in maniera precisa fornendo un recapito ove comunicare i successivi aggiornamenti;
  • precisare la data e il luogo ove si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • indicare il soggetto/i ritenuto/i responsabile/i della/e violazione/i, nonché eventuali altri soggetti coinvolti e/o che possono riferire sul fatto;
  • fornire una completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione specificando i dettagli e le modalità con cui ne è venuto a conoscenza;
  • indicare gli elementi che possano circoscrivere il fatto oggetto della segnalazione;
  • fornire la documentazione a sostegno della segnalazione e tutti gli elementi utili alla ricostruzione del fatto oggetto di segnalazione.

Il segnalante chiederà espressamente di beneficiare delle tutele in materia Whistleblowing.

DESTINATARIO DEL CANALE DI SEGNALAZIONI

Le segnalazioni di cui alla presente procedura sono ricevute dal Responsabile Anticorruzione e Trasparenza di Delta 2000 quale ”Gestore’ della procedura”.  Lo stesso trasferirà all’OdV quanto di sua specifica competenza in materia 231, trattenendo presso di sé le violazioni non comprese nel modello 231 adottato. Il ‘Gestore’ gestisce la segnalazione nel rispetto dei principi di riservatezza e ne verifica la fondatezza secondo le modalità riportate nel seguito.

MISURE DI PROTEZIONE A TUTELA DEL SEGNALANTE

Il Gestore garantisce la massima riservatezza del segnalante (se noto), proteggendone l’identità.  Salvo, infatti, le ipotesi in cui non sia opponibile per legge la riservatezza, l’identità del segnalante non può essere rivelata a nessuno senza il consenso dell’interessato. Il Gestore e tutti coloro che sono coinvolti nella gestione della segnalazione sono tenuti a tutelare la riservatezza del segnalante e delle informazioni ricevute, anche indirettamente, riguardo ai fatti segnalati.

TUTELA DEL SEGNALANTE DA ATTI RITORSIVI E DISCRIMINATORI

La Società garantisce le misure di protezione anche in caso di segnalazione anonima e non acconsente in alcun modo minacce, ritorsioni o discriminazioni nei confronti di colui che, in buona fede, segnala condotte illecite e violazioni rilevanti per il decreto legislativo 23/24 in materia di Whistleblowing o non conformi al Modello Organizzativo 231 adottato.
Per misure ritorsive o discriminatorie, s’intendono tutte quelle previste, a titolo esemplificativo, dall’art. 17 del D. Lgs n. 24 del 2023 (ad es. le azioni disciplinari ingiustificate, i cambi di mansione o di sede immotivati, le molestie sul luogo di lavoro o qualsiasi tipo di mobbing collegato, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata, che abbia effetto sulle condizioni di lavoro del segnalante).
Il segnalante che ritiene di aver subito un atto ritorsivo o discriminatorio quale conseguenza della denuncia effettuata, può darne notizia al Gestore che deve gestire la comunicazione coinvolgendo gli organi societari interessati.
Lo stesso può, altresì, attivare le misure di protezione esterne disposte dall’art. 18. di cui al D. Lgs. 24/2023.

DIRITTI DEL SEGNALATO

Durante l’attività di verifica e di accertamento, i soggetti oggetto delle segnalazioni potrebbero essere coinvolti in questa attività, ma in nessun caso verrà avviato nei loro riguardi un procedimento sanzionatorio in assenza di concreti riscontri riguardo al contenuto di essa.
Eventuali iniziative, come anticipato, potrebbero essere assunte a seguito di evidenze riscontrate e accertate a partire dalla segnalazione medesima.
E’ sempre garantita al segnalato la possibilità di replica ed il diritto di difesa.

DIFFUSIONE DELLA PROCEDURA E FORMAZIONE

La Procedura sarà comunicata, illustrata e diffusa, in ogni sua parte, a tutti i gli interessati, al personale (dipendenti e collaboratori), nonché a tutti quei soggetti terzi che collaborano o operano di fatto con l’azienda, interessati al rispetto delle prescrizioni in essa contenute. La Procedura sarà diffusa e implementata all’interno dell’organizzazione aziendale attraverso la pubblicazione sul sito aziendale.  La formazione al personale avviene tramite informative o corsi pianificati.  La procedura e le sue modifiche e integrazioni verranno formalmente adottata con decisione dell’organo decisorio aziendale.

DISPOSIZIONE DI CHIUSURA

Per quanto qui non espressamente previsto, si rinvia, facendolì propri, ai contenuti di cui al D. Lgs. 24/2023, alle linee guida ANAC di cui alla Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 – Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne,, alle linee guida Confindustria di ottobre 2023 e al Parere del Garante della Privacy del Luglio 2023.

La Procedura sarà oggetto di revisione per gli adeguamenti necessari per renderla adeguata alle eventuali modifiche della normativa di riferimento.

[1] L’identità del segnalante può essere rivelata, di regola, solo con il consenso del medesimo, salvo che ciò non sia necessario per garantire il diritto di difesa del segnalato ai sensi della legge applicabile.

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